So planen Sie die Firmenfeier auf dem Oktoberfest richtig
Jedes Jahr – pünktlich kurz vor Beginn des größten Volksfestes der Welt – stellen sich Unternehmen die Frage: “Gibt es dieses Jahr eine Firmenwiesn?”. Im Falle eines “Ja”, wird ein zuständiger Projektleiter beauftragt, der die Durchführung der Firmenfeier auf dem Oktoberfest planen soll. Dass die Organisation dieses Events kein Zuckerschlecken ist und es einige wichtige Aspekte zu beachten gibt, wissen aber nur wenige. Wir zeigen Ihnen, auf was zu achten ist.
Ziele für die Firmenfeier auf dem Oktoberfest (Was will ich erreichen, Intentionen etc.)
Für die Planung einer Firmenfeier auf dem Oktoberfest, sollten einige Aspekte im Vorhinein beachtet werden. Im Vordergrund steht hier die Frage: “Was möchte ich bei dem Besuch auf dem Oktoberfest erreichen?”. Für kleinere Agenturen steht zum Beispiel oft die Schaffung des Teamspirits im Vordergrund. Große Konzerne wiederum schaffen mit der Firmenwiesn ein ideales Geschenk für Ihre Mitarbeiter, ein sogenanntes Incentive. Selbstverständlich kann der Anlass auch ein Jubiläum oder die Feier eines tollen Auftrags sein. Wichtig ist, es sollte nicht nur aus dem Vorwand “es ist ja Wiesn, da sollten wir schon ein Mal hin, es gehen ja alle..” geschehen. Denn so ein Besuch mit der gesamten Belegschaft benötigt schon eine Menge an Organisation, Geduld und vor allem an Budget.
Welches Budget hat mein Unternehmen und wie setze ich es optimal ein? (Welche Features, Optionen etc. gibt es auf dem Oktoberfest)
Nachdem die Intention der Firmenwiesn festgelegt ist, sollte man sich mit dem zuständigen Ansprechpartner aus dem Unternehmen zusammensetzen, um ein Budget festzulegen. Dabei sollte nicht blauäugig vorgegangen werden, da vor allem Hotels während der Wiesn um bis zu 30 % teurer sind. Zuerst einmal sollte eine Gästeliste für das Event geschrieben werden. Welche Abteilung möchte ich einladen oder gleich die ganze Firma/Konzern? Lade ich Kunden ein? Für welche Mitarbeiter muss eine Anreise sowie Unterkunft übernommen werden? Wird ein Shuttle Bus für den Abend organisiert?
Wichtig ist, dass nicht nur die Kosten für Reservierung, Verzehr, Anreise und Übernachtung dabei im Vordergrund stehen.
Es gibt eine Vielzahl an weiteren Optionen, die den Besuch auf dem Oktoberfest zu einem einmaligen Firmenevent werden lassen. Dabei sollte man sich mit Fragen beschäftigen, wie: Soll für die Reservierung ein Betreuungspersonal (Hostess) vor Ort sein, die sich um jeden Gast kümmert? Werden Lebkuchenherzen mit Firmenbranding bestellt um die CI auch auf der Wiesn zu verwenden? Überrasche ich meine Mitarbeiter mit kleinen Präsenten wie Trachtenschmuck oder gebrandeten Ansteckern? Was ist nach Festzelt Schluss, geht es auf eine After-Wiesn-Party? Das alles sind Fragen die man sich im Rahmen der Planung zur Firmenfeier auf dem Oktoberfest stellen sollte.
Ist die Firmenfeier auf dem Oktoberfest eine gute Idee? Kommt das Oktoberfest bei den Mitarbeitern gut an?
Nicht jeder ist Freund von Tracht, Blasmusik, bayerischem Essen und dazu gröhlenden Oktoberfest Besuchern die auf Bierbänken feiern. Im Vorfeld empfiehlt sich eine Abfrage an alle Mitarbeiter, ob überhaupt Interesse an der Firmenfeier auf dem Oktoberfest besteht. So kann verhindert werden, dass der Ausflug zum größten Volksfest der Welt zum flop wird.
Natürlich gibt es immer einige Miesmacher, die von einem Besuch auf der Wiesn absehen. Deshalb schadet eine Umfrage an alle Mitarbeiter sicher nicht. Kleine Unternehmen oder Agenturen haben es natürlich einfacher, diese können abschätzen, wer Wiesn-Fan ist und wer nicht. Darunter sollte man natürlich auch den Aspekt beachten, dass die Firmenfeier auf dem Oktoberfest somit nicht mehr zur Überraschung genutzt werden kann.
Ein kleiner Tipp von uns: In Bayern sagt man: “Was der Bauer ned kennt frisst a ned”. Vielleicht geht es so auch Ihren Mitarbeitern? Deshalb Vorurteile schnell bei Seite nehmen, was man nicht kennt, sollte man ausprobieren. Spätestens nach der 2 Maß Oktoberfestbier ist auch der größte Oktoberfest Muffel ein Fan.
Wie viel Zeitaufwand ist für die Organisation einzuplanen? Ist es sinnvoll sich professionelle Unterstützung zu suchen?
Der Firmenbesuch auf dem Oktoberfest sollte nicht unterschätzt werden. Für die Organisation sind nicht nur Anreise, Unterkunft und Programm auf der Wiesn zu beachten. Bevor es überhaupt auf die Wiesn geht, benötigt man eine Reservierung in einem Festzelt und das kann als Neukunde schon die ein oder andere Herausforderung bringen. Die meisten Festzelte öffnen Ihre Reservierungsportale zwischen Februar und Juni. Doch das ist nicht immer ganz richtig, denn einige verschieben die Online-Schaltung ihrer Portale häufig einen Monat nach hinten. Somit sitzt der Projektleiter der Wiesn fast täglich am Computer und hofft auf die Öffnung des Reservierungsportale.
Während dieser Zeit sollte man sich schon einmal Gedanken machen, ob man eine Mittags- oder Abendreservierung möchte. Ist es dann endlich soweit, dass die Portale geöffnet sind, heißt es “Für Neukunden können wir aufgrund von vergebenen Kontingente leider keine Abendreservierung mehr anbieten”. Zu diesem Zeitpunkt fragt sich der Projektleiter “Wozu eigentlich der ganze Stress. Für einen Abend?”
Jetzt heißt es hartnäckig bleiben, die Mittagsreservierung anzufragen und optional die Abendreservierung anzufragen. Nach 1-2 Monaten flattert dann der Brief vom angefragten Festzelt ins Haus. “Wir freuen uns Ihnen eine Mittagsreservierung für Ihre gewünschte Personenzahl anbieten zu können. Für eine verbindliche Reservierung bitten wir Sie, den offenen Rechnungsbetrag innerhalb von 10 Tagen auf unser Konto zu überweisen”. Mit diesem Brief heißt es dann ab zum Geschäftsführer und Freigabe erteilen lassen, doch der gibt sich mit solch einer Antwort natürlich nicht zufrieden. Somit verstreichen die 10 Tage Zahlungsziel und der Mittagstisch ist weg.
Sollten Sie bereits Kunde in einem Festzelt sein und bereits seit Jahren Reservierungen erhalten, gestaltet es sich natürlich einfacher, solange alle Fristen eingehalten werden.
Gerade für große Konzerne empfiehlt es sich somit eine Agentur für die Organisation zu beauftragen. Hier geht es zur unverbindlichen Angebotsanfrage.
Nachdem die Reservierung getätigt ist, kann es nun endlich an die eigentliche Organisation gehen. Um über alle offenen Punkte Überblick halten zu können, hilft eine To-Do Liste.
Als erstes steht das Rundschreiben an alle Mitarbeiter auf der Agenda. Hierbei ist es wichtig, eine Frist zu setzen. Ansonsten kann es passieren, dass man dem ein oder anderen hinterherlaufen muss.
Ebenfalls sollte die Auswahl des Menüs oder eine Abfrage des Essverhaltens erfolgen (Allergien/Vegan/Vegetarisch). Die Auswahl ob Essensgutscheine oder ein Menü gewünscht ist, muss gleich bei der Reservierung getätigt werden.
Nachdem alle Anmeldungen eingegangen sind, geht es ans eingemachte.
Für anreisende Mitarbeiter muss Flug und Hotel organisiert werden. Eine Unterkunft in München während des Oktoberfests zu finden, gestaltet sich bei frühzeitiger Anfrage weniger schwierig. Wer spät dran ist, wird mit dem Ergebnis der Buchung nicht vollkommen zufrieden sein.
Nachdem diese Punkte geklärt sind, geht es an das Programm für die Wiesn. Für Unternehmen von außerhalb gibt es die Möglichkeit, Stadtführungen am Vormittag zu organisieren. Ein Teambuilding kann für das Unternehmen ebenfalls interessant sein, um auf den gemeinsamen Abend auf dem Oktoberfest einzustimmen.
Für den Abend der Firmenfeier auf dem Oktoberfest, kann Betreuungspersonal gebucht werden, dass sich um die Zufriedenheit der Gäste kümmert. Es können Lebkuchenherzen oder spezielle gebrandete Präsente geordert werden. Vor Ort heißt es dann, pünktlich am Festzelt anzukommen. Im besten Fall 30 Minuten vor Reservierungsbeginn am richtigen Eingang. (Hierbei hilft meistens ein Orientierungsplan, den es zum Download gibt.)
Nach dem Einlass wird dann nur noch die erste Bestellung des Essens und Trinken schwierig.
Im Anschluss läuft dann alles von selbst. Nachdem die Organisation der Firmenfeier auf dem Oktoberfest doch die ein oder andere Hürde darstellt, empfiehlt es sich diesen Service outzusourcen. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an unser Service Team oder fragen Sie ein unverbindliches Angebot an.
Welcher Tag wird optimalerweise ausgewählt? Ist ein Termin unter der Woche vorteilhafter als am Wochenende?
Nachdem Reservierungen unter der Woche natürlich einfacher zu erhalten sind, empfiehlt sich ein Termin werktags. Außerdem möchte man dem Mitarbeiter nicht sein trautes Wochenende für eine Unternehmensfeier rauben. Denn einige könnten sich über die Tatsache das Wochenende nun auch noch mit Ihrem Chef zu verbringen weniger erfreuen.
Selbstverständlich bleibt diese Entscheidung beim Unternehmen, jedoch gibt es einige Aspekte die beachtet werden sollten:
Nach einer Firmenwiesn unter der Woche gibt es den ein oder anderen Ausfall am nächsten Tag, somit empfiehlt sich donnerstags. Für die, die Ihre Mitarbeiter auf die Probe stellen wollen, ist eine Firmenwiesn auf dem Oktoberfest natürlich auch fantastisch. kannEs könnte den ein oder anderen unzufriedenen Mitarbeiter geben, sollte der Besuch der Wiesn mit der ganzen Belegschaft an seinem freien Wochenende stattfinden.
Welches Essen bzw. welcher Service? Was kalkuliert sich besser?
Das Essen auf der Wiesn steht natürlich im Vordergrund. Zuerst einmal möchte man seine Gäste vielleicht an die bayerische Kost heranführen und nur mit guter Grundlage kann am Abend der Firmenwiesn auch richtig gefeiert werden. Die meisten Festzelte bieten entweder die Abnahme von Verzehrgutscheinen oder Menüs an.
Die Menüs sind festgelegt, somit erhält jeder Mitarbeiter das gleiche Essen. Außerdem erhält man für die Menüs auch einen Festpreis. Mit den Verzehrgutscheinen kann jeder Mitarbeiter selbst von der Karte wählen, allerdings nur im Rahmen des Gutscheins. Nicht jeder Mitarbeiter wird sich mit 18,00 Euro pro Essen zurechtfinden. Denn der krustige Ochsenbraten auf dem Oktoberfest kostet doch sportliche 25,00 Euro. Das macht die Kosten an Verzehr recht unübersichtlich und die Abrechnung der Firmenwiesn kann für den Projektleiter eine unangenehme Erfahrung werden.
Wir empfehlen eine zuständige Person zu ernennen, die die aktuellen Kosten der Gruppe zusammen mit der Bedienung im Blick behält, damit es im Anschluss keine Überraschungen gibt. Eine weitere Option ist besser zu kalkulieren und pro Mitarbeiter Verzehrgutscheine abzunehmen, die dem tatsächlichen Verbrauch entsprechen.
Welche Möglichkeiten hat das Unternehmen, die Firmenfeier auf dem Oktoberfest zu Individualisieren?
Für das Oktoberfest mit dem Unternehmen, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten der eigenen CI endlich den richtige Zweck zu erteilen. Am beliebtesten sind Lebkuchenherzen. Hier kann in schönster Schrift mit Zuckerguß individuell das Lebkuchenherz des Unternehmens gestaltet werden. Der Durchschnittliche Preis liegt bei ca. 5 Euro pro Lebkuchenherz.
Individuell gestaltete Bier Maßkrüge oder auch der offizielle Oktoberfestkrug sind auch eine schöne Möglichkeit, die Mitarbeiter zu begeistern und ein Andenken mit nach Hause zu geben. Wer ein Unternehmen ohne Sitz in München auf das Oktoberfest bringt, kann am Vormittag einen Besuch in einem Trachtengeschäft planen. Wer noch nie in Lederhosn und Dirndl stand, wird im Anschluss sicher davon begeistert sein.
Ein weiteres tolles Gadget ist ein Bier Maßbandl. Die gibt es individuell auch in Firmen CI. Wer frühzeitig dran ist, kann das Charivari für Männer oder den Trachtenschmuck für Damen individuell branden lassen. Wenn das Unternehmen lieber an Geld sparen will, können Wäscheklammern aus Holz (sogenannte Glupperl) mit Firmen CI gebrandet werden oder man schreibt einfach nur den Namen des Unternehmens darauf, um einen Wiedererkennungswert zu schaffen.
Zögern Sie nicht, bei einzelnen Punkten gerne bei uns nachzufragen. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an unser Service Team oder fragen Sie ein unverbindliches Angebot an.
